Behandling av personuppgifter i Raseborgs stad

Raseborgs stad upprätthåller ett flertal personregister som behövs för att producera tjänster inom stadens olika sektorer. Registren kan bland annat innehålla personuppgifter som namn, personnummer, postadress, telefonnummer och elektroniska adresser. Registerbeskrivningarna är publicerade på stadens hemsida.

Varje register innehåller endast de uppgifter som är nödvändiga för just den tjänsten och som kunden har gett oss sitt medgivande att använda eller som staden har skyldighet att upprätthålla för sina lagstadgade uppgifter. Varje register har en ansvarsperson. Åtkomst till registret har endast de anställda på staden som behöver registret i sitt arbete. Raseborgs stad har tydliga instruktioner för hur registeruppgifter får användas för att förhindra missbruk.

Personuppgifter används för information mellan staden och kunden samt för produktion av tjänster. Personuppgifter lämnas inte ut till övriga aktörer om så inte har överenskommits på ett tydligt sätt med kunden på förhand. Personuppgifter lämnas ut till övriga myndigheter endast där så krävs med stöd av lag, myndighetsbeslut eller kommunalt samarbete.

Vissa av Raseborgs stads personregister är baserade hos utomstående leverantörer som staden köper tjänster av, exempelvis inom ekonomiförvaltning, småbarnspedagogik och inom bildningen. Raseborgs stad är ändå registeransvarig för de här personregistren och staden uppgör separata avtal med varje leverantör. Avtalen förbjuder att leverantören använder registren till andra syften än de som staden och leverantören kommit överens om. Om information analyseras och grupperas som underlag för statistik sker det utan att uppgifterna kan kopplas till en specifik person.

Raseborgs stad utför ingen profilering av kunder på basis av lagrade personuppgifter.

Kunden har rätt att återkalla sitt samtycke, få korrigering av felaktiga personuppgifter och få utdrag ur registret. Uppgifterna ges i elektronisk form eller som en kopia.   

Personuppgifterna sparas under den tid man har en pågående kundrelation, i enlighet med gällande lagstiftning eller i enlighet med lämnat samtycke.

Om det förekommer ett intrång eller annan dataskyddsrisk i något av våra register informeras Finlands dataskyddsombudsman inom 72 timmar. Vi informerar också via stadens webbplats www.raseborg.fi.

Registerbeskrivningar

Personuppgiftslagen (523/1999) föreskriver att den registeransvarige skall göra upp en registerbeskrivning över personregistret. Av registerbeskrivningen ska framgå bl.a.

• den registeransvariges kontaktinformation,

• ändamålet med behandlingen av personuppgifter,

• en beskrivning av principerna för skyddet av registret.


Registerbeskrivningarna för Rasborgs stad presenteras på denna webbplats. 

Varje enhet och avdelning ansvarar för riktigheten i sina egna registerbeskrivningar.

 

Beskrivning av datasystem

En myndighet skall göra upp en beskrivning av sina datasystem. Av den skall framgå varje datasystems syfte och vilka uppgifter som införs i det. - Förordning om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999).


Sektorn för koncerntjänster

Kontaktregister för Raseborgs stad

Presstjänstens adressregister

Registerbeskrivning, personalprogram

Kulturbyråns kameraövervakning

Kulturbyråns kundregister

Registerbeskrivning, förtroendevalda och Kommunoffice

Registerbeskrivning, kungörelser (kommunens anslagstavla)

Registerbeskrivning, valnämnder och valbestyrelser

Registerbeskrivning, bindningar

Registerbeskrivning, förtjänsttecken

Registerbeskrivning, avtal och köpebrev


 

Bildningssektorn

AURA -klientdatasystemet för skolkuratorer

Pro Consona dagvårdsregister

Pro Consona dagvård, Mukana mobiltelefontjänst

Registerbeskrivning Titania dagvård

Lukasbibliotekens kundregister

Musikinstitutets Opus oppilashallinto-program

Musikinstitutets instrumentregister instrument och noter

SOFIE REFLEX, katalogiseringsprogram (Västra Nylands landskapsmuseum)

Västra Nylands landskapsmuseums aktuella inbjudningslistor till vernissage


 

Social- och hälsovårdssektorn

Västra Nylands Invandrartjänsts kundregister över invandrare

Register över social- och hälsovårdssektorns hälsovårdstjänster

Social- och hälsovårdsnämnden Barnskyddets klientregister

Övervakningregister över barn som är placerade inom kommunens område

Register över barnskyddsanmälningar

Utkomstödets klientregister

Adoptionsregister

Klientregister över faderskapsutredning

Klientregister för vårdnad av barn och umgängesrätt

Klientregister över underhåll av barn

Klientregister för handikappservice


 

Tekniska sektorn

Utrymmesförvaltningsavdelningen: Register över bostadssökande

Utrymmesförvaltningsavdelningen: Register över elstolpar för motorvärme på Ekåsenområdet

Utrymmesförvaltningsavdelningen: Personalregister, kosthåll

Utrymmesförvaltningsavdelningen: Register över hyressäkerheten

Utrymmesförvaltningsavdelningen: Kundregister över hyresgäster

Utrymmesförvaltningsavdelningen: Personalbilaga i budget

Raseborgs Vattens kundregister för vattenfakturering, Vesikanta

Raseborgs Vattens kundregister för lagerhantering, Sonet